Flexibles Arbeiten: Ein Leitfaden für neue Arbeitsmodelle

Der Guide, der Dir hilft, die richtigen Entscheidungen für eine flexible Arbeitsstrategie zu treffen

Seit Voranschreiten der Digitalisierung reden alle von flexibler Arbeit. Aber was genau solltest Du Deinem Team anbieten und wie setzt Du es um? Unser Leitfaden hilft Dir herauszufinden, welche flexiblen Arbeitsmodelle für Dein Unternehmen am besten geeignet sind und gibt wertvolle Tipps, wie Du diese erfolgreich umsetzen kannst.

1. Was bedeutet flexibles Arbeiten?
2. Vorteile von flexiblen Arbeitsmodellen
3. Finde heraus, welches Arbeitsmodell am besten zu Deinem Unternehmen passt
   • Beispiele für hybride Arbeitsmodelle
   • Woher weißt Du, was das Richtige für Dein Unternehmen ist?
4. So setzt Du flexibles Arbeiten in Deinem Unternehmen um

Was bedeutet flexibles Arbeiten?

Vereinfacht gesagt geht es bei der flexiblen Arbeit darum, Deinem Team verschiedene Optionen anzubieten, wo, wie lange und zu welchen Zeiten sie arbeiten möchten. Das kann beispielsweise eine kombinierte Arbeit aus Büro und Home-Office sein, wo Deine Mitarbeitenden frei entscheiden, von welchem Ort sie arbeiten, anstatt an einen festen Arbeitsplatz gebunden zu sein. Flexible Arbeit ist mehr als nur ein Buzzword, denn mit der richtigen Strategie kannst Du die Produktivität in Deinem Unternehmen erhöhen und Kosten langfristig senken.

Während der Pandemie haben viele Unternehmen ihre eigenen Erfahrungen mit verschiedenen Arbeitsmodellen gemacht, die als flexibles Arbeiten gelten. Aber was bedeutet das genau? Als Führungskraft musst Du Dir Gedanken darüber machen, was Du Deinem Team anbieten möchtest, nicht nur bei der Einstellung von Mitarbeitenden, sondern auch bei der Förderung vorhandener Talente. Was braucht Dein Team heute an flexiblen Möglichkeiten, um zufrieden zu sein und ein Höchstmaß an Produktivität zu erreichen? Flexibles Arbeiten erfordert eine ganze Reihe von Aspekten innerhalb eines Unternehmens, die vom gesamten Team gelebt werden müssen.

Vorteile von flexiblen Arbeitsmodellen

Flexibles Arbeiten geht mit einer Reihe von Vorteilen einher – nicht nur für die Arbeitnehmenden. Wenn sie die Freiheit haben, ihre Arbeit so zu gestalten, dass ihre individuellen Bedürfnisse berücksichtigt werden, steigert das langfristig ihre Motivation und somit auch die Produktivität. Schon während des Rekrutierungsprozesses können hybride Arbeitsmodelle ein entscheidendes Kriterium sein. Viele Arbeitnehmende suchen verstärkt nach flexiblen Arbeitsplätzen, die sich ihrem Lebensstil anpassen. Bietet Dein Unternehmen diese Flexibilität an, kannst Du Dich damit vom Wettbewerb abheben. Außerdem ist es sehr wahrscheinlich, dass zufriedene Mitarbeitende ihre Erfahrungen teilen und damit mögliche neue Talente anziehen.

Flexibles Arbeiten ist eine ganzheitliche Anpassung an jeden im Team. Das heißt folglich auch, dass jeder Einzelne selbst entscheidet, wann und wo er am produktivsten ist und sich am besten konzentrieren kann. Die Zeiten von einem festen Unternehmensstandort sind längst überholt. Setze auf Offsite-Räume und Coworking-Flächen, anstatt teure Mieten für einen großen Bürokomplex mit leerstehenden Räume zu zahlen. Damit gibst Du Deinen Mitarbeitenden nicht nur die Freiheit selbst zu entscheiden, wo sie arbeiten möchten, sondern zahlst auch nur die Räumlichkeiten, die wirklich gebraucht werden. Vor allem Start-ups und kleinen Unternehmen können davon profitieren. Viele Workspaces lassen sich tage- oder sogar stundenweise anmieten, ohne dass man dabei langfristige Verpflichtungen eingehen muss und an einen Mietvertrag gebunden ist. Braucht Ihr mehr Platz, mietet Ihr einfach weitere Räume dazu. So wächst Eure Arbeitsumgebung effizient mit dem Team.

Finde heraus, welches Arbeitsmodell am besten zu Deinem Unternehmen passt

Nun stellt sich die Frage, welches Arbeitsmodell für Dein Unternehmen in Zukunft am besten geeignet ist. Vorweg sei gesagt, dass es nicht die eine richtige Lösung gibt. Oft ist der Weg des flexiblen Arbeitens ein Mix aus verschiedenen Arbeitsmodellen.

Beispiele für hybride Arbeitsmodelle

Zunächst geht es darum, zu definieren, welche Bausteine Dein Unternehmen braucht, um eine ganzheitliche flexible Arbeitsumgebung zu schaffen. Unsere Beispiele können Dir helfen, herauszufinden, welche Regelungen Du in Betracht ziehen kannst:

Home-Office
Die Arbeit von zu Hause ermöglicht Arbeitnehmenden, ihre Freizeit zu optimieren und das Pendeln zu reduzieren. Einige Aufgaben, die konzentriertes Arbeiten voraussetzen, lassen sich am besten von zu Hause aus erledigen. Dafür ist das Home-Office ideal. Dein Team behält hierbei seine Arbeitszeiten bei, erledigt seinen Job jedoch vom heimischen Schreibtisch aus.

Flexible Arbeitszeiten
Flexibilität wird in der Arbeitswelt immer wichtiger – nicht nur in Bezug auf den Arbeitsort. Ermögliche Deinen Mitarbeitenden mit flexiblen Arbeitszeiten dann zu arbeiten, wann sie am produktivsten sind. Nicht für jeden Menschen ist das immer die Zeit von 09 bis 17 Uhr. Damit Teambesprechungen weiterhin funktionieren und eine Erreichbarkeit für Kunden sichergestellt ist, solltest Du jedoch ein Zeitfenster von einigen Stunden als Hauptarbeitszeit definieren.

Sabbaticals
Nicht in jedem Job kannst Du Deinem Team tägliches Home-Office oder mobiles Arbeiten ermöglichen. In diesem Fall ist ein Sabbatical eine tolle Alternative, zeitweise einen Ausgleich zu schaffen. Das hilft, Talente im Unternehmen zu halten. Gönne Deinen Mitarbeitenden eine Pause von bis zu einem Jahr, Du wirst sehen, wie sehr sie das wertschätzen und mit neuer Motivation zurückkommen werden.

Zusätzlich erleichtern ergänzende Mitarbeiter-Benefits den Einstieg in die flexible Arbeitswelt. Die Liste an Möglichkeiten ist lang, daher haben wir Dir hier eine Zusammenfassung der beliebtesten erstellt:

1. Übernahme der Reisekosten: Wenn Du Deine Mitarbeitenden bei ihren Reisen unterstützt, unterstützt Du gleichzeitig ihre Kreativität und förderst ihre Motivation.
2. Technische Ausstattung: Je mehr Ausstattung Du zur Verfügung stellst, desto schneller können Projekte angegangen werden und desto höher ist die Produktivität.
3. Home-Office-Möbel: Die richtigen Möbel entlasten Mitarbeitende zuhause sowohl körperlich als auch finanziell.
4. Workation: Für das ganze Team als Teambuildung-Maßnahme oder als Möglichkeit, den Urlaub zu verlängern.
   

Woher weißt Du, was das Richtige für Dein Unternehmen ist?

Die Zahl der Variationen von flexibler Arbeit kann überwältigend sein und natürlich eignet sich nicht jedes Modell für jeden Mitarbeitenden und jede Organisation. Deshalb ist es notwendig, mit den Teammitgliedern aktuelle interne Prozesse und Organisationsstandards zu reflektieren und gemeinsam zu schauen, welche Anpassungen für das Team sinnvoll sind. Um Euch bei der Entscheidungsfindung zu helfen, haben wir eine Decision-Matrix erstellt. Denkt an Eure aktuelle Arbeitssituation und nutzt dabei diese Fragen:

So setzt Du flexibles Arbeiten in Deinem Unternehmen um

Ihr habt Euch auf ein neues Arbeitsmodell geeinigt? Perfekt! Dann könnt Ihr die flexiblen Arbeitsmöglichkeiten in einem Dokument festhalten und die Grundsätze mit allen Teammitgliedern teilen, sodass sich jeder seiner Möglichkeiten bewusst werden kann.
In erster Linie liegt es nun aber in Deiner Hand, die richtige Arbeitsumgebung für Dein Team zu schaffen. 

Die Umsetzung einer flexiblen Arbeitsstrategie sollte für alle Beteiligten einfach sein. Ist alles richtig implementiert, können so sogar Verwaltungsaufwand und Kosten reduziert werden. Aber damit Dein Team arbeiten kann, wo und wann es will, musst Du sicherstellen, dass grundlegende Tools für das gesamte Team zur Verfügung stehen.

Wir haben eine Checkliste mit (digitalen) Tools zusammengestellt, damit flexibles Arbeiten von zu Hause oder anderswo reibungslos und flexibel vonstattengeht:

Nun liegt es in Deiner Hand, Handlungsstrategien auszuarbeiten, damit flexibles Arbeiten zum Erfolg wird! Wir hoffen, der Guide hilft Dir bei der Umsetzung eines flexiblen Arbeitsmodells.