Budgetplanung für Events – 16 Spar-Tipps in Zeiten von Corona

Für viele Unternehmen ist es an der Zeit, den Gürtel enger zu schnallen, ihre Ausgaben zu reduzieren und die Budgetplanung zu optimieren. Was bedeutet das also, wenn Du ein Event organisierst? Lies weiter für unsere Tipps, die Dir helfen sollen, Dein Coronavirus-Veranstaltungsbudget zu planen und Geld zu sparen. 

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Eventplanung: Lohnen sich Events in Zeiten des Coronavirus?

Den Wert einer Veranstaltung zu messen, ist nie einfach. Dennoch haben Live-Events positive Auswirkungen und bilden einen echten Mehrwert für jedes Unternehmen. Ob es um Networking, Markenförderung, Teambuilding oder das Feiern eines besonderen Meilensteins geht, all dies kannst du auch mit einem Low-Budget Konzept realisieren.

Am Ende des Tages ist es Dein Ziel, Menschen zusammenzubringen und ihnen ein gemeinsames Wir-Gefühl zu vermitteln. Das ist wertvoller denn je, jetzt, da Kollegen und Kunden durch Social Distancing und Home Office kaum persönlichen Kontakt mehr zueinander haben. Gerade dadurch kannst Du umso mehr punkten, wenn Du für Deine Gäste einen besonderen Moment erzeugst, den sie miteinander teilen können.

Kreative Lösungen für sparsame Eventplanung

Auch wenn Deine Budgetplanung knapp bemessen ist, haben wir viele kreative, geldsparende Tipps für Deine Eventplanung. Ob Du ein professioneller Planer bist oder nicht, diese Tipps werden Dir helfen, jeden Cent zu sparen – für eine unvergessliche, Coronavirus-sichere Veranstaltung innerhalb Deines Budget-Rahmens.

Budgetplanung für Dein COVID sicheres Event

Einflussfaktoren, die bei der Budgetplanung zu beachten sind

Dein Budget im Vorhinein genau zu kennen, ist der erste Schritt auf dem Weg zur sparsamen Eventplanung. Beachte dabei, dass die Realisierung Deiner Veranstaltung den regionalen Sicherheitsvorschriften für die Eindämmung des Coronavirus entspricht. Daher ist es wichtig zu berechnen, wie sich die Coronavirus-Sicherheitsmaßnahmen auf Deine Gesamtausgaben auswirken. Hier sind einige Faktoren zu berücksichtigen:

  • Größe des Veranstaltungsortes – Du wirst einen größeren Raum als gewöhnlich benötigen. Halte Dich an die Abstandsregeln und gib Deinen Gästen genügend Platz, sich aneinander vorbei im Raum zu bewegen.
  • Teilnehmerzahlen – Halte die Teilnehmerzahlen niedriger als üblich. Dies kann zwar zur Kostensenkung beitragen, aber weniger Gäste können auch dazu führen, dass Du keine Größenvorteile nutzen kannst und nicht so viele Rabatte von Lieferanten erhältst. Wäge hier ab, was die optimale Teilnehmerzahl für das Ziel Deines Events ist. 
  • Catering – Günstigere Optionen wie offene Buffets sind derzeit aufgrund der Gefahr von Kreuzkontaminationen nicht möglich. Achte bei der Auswahl daher verstärkt darauf, dass kostengünstige, Covid safe Catering Optionen angeboten werden.
  • Hygiene – Unverzichtbare Hilfsgüter wie Handdesinfektionsmittel, Taschentücher und Handtücher sollten vom Veranstaltungsort zur Verfügung gestellt werden. Achte darauf, ob diese (und die Reinigungskosten) mit einem Aufpreis verbunden oder im Paket enthalten sind. 
  • Stornierung – Einige Veranstaltungsorte werden für flexible Stornierungsrichtlinien höhere Gebühren verlangen. Je nachdem, wie weit im Voraus Deine Veranstaltung geplant ist, lohnt es sich, in flexible Stornierungsbedingungen zu investieren.

Weitere Informationen der WHO zur Planung einer Großveranstaltung findest Du hier.

Spartipps für die Budgeplanung

16 praktische Spar-Tipps für deine Budgetplanung

Jetzt, da Du Dein COVID-Budget kennst, kannst Du ein erfolgreiches Event planen! Hier sind einige unserer besten Spar-Tipps für die Eventplanung in Zeiten von Corona.

#1 Weise Dein Budget zu

Plane Deine Ausgaben und entscheide, wie viel Geld Du für die verschiedenen Aspekte Deiner Veranstaltung benötigst. Wenn Du kannst, prüfe Dein Budget von einer früheren Veranstaltung und überlege, wo Du einige Kürzungen vornehmen könntest. Zu den üblichen Ausgaben gehören: Miete des Veranstaltungsortes, Catering, A/V-Ausrüstung, Dekoration, Beschilderung und Branding der Veranstaltung, Rahmenprogramm (z.B. bezahlte Referenten, interaktive Workshops, Musik), Marketing und Werbung.

#2 Bestimme das Ziel Deiner Veranstaltung

Was ist für Dich das wichtigste Ergebnis der Veranstaltung? Willst Du, dass Fremde sich vernetzen oder willst Du, dass Dein Team eine gute Zeit miteinander verbringen? Geht es darum, dass neue Kunden ein Gefühl für eine Marke bekommen oder dass Dein Publikum besondere Fähigkeiten erlernt? Indem Du Dein Ziel identifizierst, kannst Du dein Budget entsprechend priorisieren. Stelle Budget für das bereit, was Dich zu Deinem Ziel bringt, und kürze den Rest.

#3 Probier eine neue Location aus

Halte Ausschau nach neuen Veranstaltungsorten, die Du vorher vielleicht nicht in Betracht gezogen hättest. Damit gibst Du auch Deinen Gästen eine Chance, etwas Neues zu entdecken! Das kann ein Veranstaltungsort außerhalb des Stadtzentrums oder ein Ort in einem anderen Stadtteil mit zusätzlicher Reisezeit sein. Schränke Deine Möglichkeiten nicht ein – vielleicht findest Du auch einen ungewöhnlichen Raum, der Dir früher zu groß erschienen wäre, den Du jetzt aber mit der größeren Grundfläche besser nutzen kannst. Besprich Deine Ideen mit der Location und finde heraus, wie Du den Raum umgestalten kannst.

#4 Sei der frühe Vogel

Buche Deine Veranstaltungsorte und Lieferanten lange im Voraus – auch wenn das bedeutet, dass Du deine Weihnachtsfeier in den heißen Sommermonaten planst. Last-Minute-Buchungen sind teurer, weniger flexibel und bieten weniger Raum für Rabattverhandlungen.

#5 Buche außerhalb der Stoßzeiten

Denke darüber nach, Deine Veranstaltung in einer ruhigeren Zeit des Jahres oder während der Woche abzuhalten. Dies könnte bedeuten, dass Du eine Weihnachtsfeier in eine Jahresabschluss-Feier im Januar oder Februar umwandelst. Du könntest auch weniger beliebte Wochentage ausprobieren, wie zum Beispiel Montag Nachmittag. Dadurch erhältst Du niedrigere Preise und auch mehr Optionen von Lieferanten.

#6 Recycle die Dekoration

Stöbere in deinem Schrank, und Du wirst mit Sicherheit Materialien (Beleuchtung, Markenposter, Girlanden etc.) finden, die von früheren Partys übrig geblieben sind. Auch in der Natur gibt es viele Dekomaterialien, wenn Du genau hinsiehst: bunte Blätter, Muscheln, Steine oder Wildblumen. All diese Dinge können in der Eventlocation zu neuem Leben erweckt werden – sei also kreativ! 

#7 Suche Dir Sponsoren

Um die Kosten zu senken, lade einen Anbieter ein, kostenlos oder zu einem ermäßigten Tarif etwas zu Deinem Event beizutragen. Das neueröffnete Bistro um die Ecke gibt vielleicht ein günstigeres Catering her, wenn es im Gegenzug Flyer für ihr Mittagsmenü verteilen darf. Ein Speaker gibt dir möglicherweise einen Rabatt, wenn er am Ende seine Seminare bewerben kann. Im Gegenzug für die Werbung, die Anbieter erhalten, und die Publicity gegenüber Deinen Gästen. Viele werden gerne mit Dir zusammenarbeiten – scheue Dich nicht, diese Möglichkeiten auszuloten.

#8 Schränke die Getränkeauswahl ein

Eine kostenlose Bar mit maßgeschneiderten Cocktails ist mit einem saftigen Preisschild versehen. Biete stattdessen eine begrenzte Auswahl an Getränken an: Bier, Wein und eine Erfrischungsgetränk-Option sollten Deinen Bedarf decken. Du könntest Deine Gäste auch mit Wertmarken ausstatten und sie so auf eine bestimmte Anzahl an Freigetränken beschränken. 

#9 Gib weniger für Catering aus

Das Catering kann erhebliche Kosten verursachen und aufgrund der Sicherheitsregulierungen heikel sein, also frag Dich selbst: Wie wichtig ist die Verpflegung für das Ziel Deines Events? Möchtest Du das aufwändige Abendessen servieren oder tut es auch eine einfache Bowl? Könntest Du die Verpflegung sogar ganz weglassen, z.B. indem Du die Veranstaltung am Nachmittag durchführst (mit einfacher Kaffeepause)? All das hilft Deinem Veranstaltungsbudget und entspricht den Sicherheitskriterien gegen Coronaviren.

#10 Ersetze die Speaker

Statt einen externen Redner zu bezahlen, denke lieber über alternative Möglichkeiten nach, Deinen Gästen ein wertvolles Programm zu bieten. Dies könnte eine persönliche und ungewöhnliche Grundsatzrede des CEO sein, oder Du könntest Dein Netzwerk nutzen, um Personen mit einer interessanten Erfahrung zu finden, die sie weitergeben könnten. Andernfalls könntest Du die Hauptveranstaltung zu einer interaktiven Sitzung machen, wie z.B. eine offene Diskussionsrunde oder eine Teambuilding-Aktivität.

#11 Mach selbst den DJ

Obwohl professionelle DJs eine Fülle von Fähigkeiten und Kenntnissen sowie ihre Ausrüstung einbringen, können sie auch Dein Eventbudget belasten. Möglicherweise könntest Du die Musik bei Bedarf selbst abdecken. Wenn Du über den Musikgeschmack nicht sicher bist, könntest Du deine Gäste einladen, eine Playlist für ein interaktiveres Tanzflächenerlebnis zu erstellen.

#12 Lass die Werbegeschenke weg

Jeder mag es, etwas umsonst zu bekommen, aber sind gebrandete Werbegeschenke wirklich wichtig? Seien wir ehrlich: Wie oft hast Du schon ein Goodie Bag bekommen, von dem Du den Großteil des Inhalts weggeworfen hast? Eben. Setze stattdessen auf Interaktives und Persönliches wie zum Beispiel eine Fotokulisse, vor der Deine Gäste für ihre Social Media Posts posen können. Geht es bei Deinem Event darum, ein Produkt vorzustellen, verteile Rabatte als Dankeschön. 

#13 Wähle Deine Gäste weise 

Reduziere die Anzahl der Personen, die zu Deiner Veranstaltung kommen. Dies ist aufgrund der Corona-bedingten Sicherheitsbestimmungen eine Notwendigkeit, hält aber auch die Kosten niedrig. Kommunziere klar, wenn Gäste kein “+1” mitbringen können. Du könntest Dich auf die Exklusivität der Veranstaltung konzentrieren oder ein Format finden, das sich gut für kleinere, intime Gruppen eignet, um so Dein Eventbudget zu schonen.

#14 Manage die Erwartungen 

Es kann Vorteile haben, mit Deinen Gästen über Dein reduziertes Eventbudget zu sprechen. Auch wenn sie vielleicht über den Mangel an kostenlosem Champagner traurig sind, kann dies eine Möglichkeit sein, eine Gruppe noch enger zusammenzubringen. Lade die Gäste ein, Erfahrungen darüber auszutauschen, wie sich das Coronavirus auf ihre Budgets ausgewirkt hat, und erinnere sie daran, wie wichtig es ist, eine Krise gemeinsam zu überstehen.

#15 Reframe als Nachhaltigkeit

Mache “Reduzieren/ Wiederverwenden/ Recyceln” zum Motto Deiner Veranstaltung, um Deine Sparmaßnahmen neu auszurichten. Du könntest eine Diskussion über die Nachhaltigkeit in der Branche führen, um über die Coronavirus-Budgets nachzudenken. Beziehe die Gäste mit ein, indem Du sie bittest, ihren ältesten und meistgenutzten Besitz mitzubringen und in kleineren Gruppen an einem Show-and-Telling teilzunehmen. Du könntest auch ein Teambuilding Spiel organisieren, bei dem sie Dinge aus übrig gebliebenem Büromaterial, Plastikflaschen und anderem “Müll” bauen.

#16 Bitte um Hilfe

Spare Geld bei der Personalbesetzung, indem Du Deine Kollegen oder Freunde um Hilfe bittest. Sie könnten sich um die Bar kümmern, bei der Unterhaltung helfen oder beim Aufräumen helfen. Viele Hände machen die Arbeit leicht und können auch den Teamgeist fördern.